Hogeschool Utrecht
OnStage biedt efficiëntie, archivering en meer
Voordat de webbased portal OnStage werd gebruikt bij de HU, had iedere docent en stagecoördinator zijn eigen systeem om het proces van stage en afstuderen te monitoren. De dossiers van de studenten waren alleen te vinden bij de docenten zelf en de coördinatoren vulden op hun eigen manier een uitdraai in om het overzicht te behouden. Er was behoefte aan een systeem om de opgeleverde (eind)producten te archiveren en de voortgang beter inzichtelijk te maken. Daarnaast was er behoefte aan een vacaturebank waar organisaties zelf hun vacatures voor stageplekken op kunnen beheren. Dat werd dus OnStage. Voor dit artikel is er met verschillende mensen gesproken over hun ervaringen met de implementatie van dit systeem.
Arjan: “Inzage en voortgang is nu zichtbaar in OnStage”
Arjan Kroon, stagecoördinator Communication and Multimedia Design (CMD) bij de FCJ, werd drie jaar geleden gevraagd om mee te kijken en voorstellen te doen over de opbouw van het programma OnStage en de procestemplates. Het implementatietraject was in het begin moeizaam en er ontstond enige weerstand op de werkvloer, want waarom moest het eigenlijk anders? Arjan heeft die fase toch als prettig ervaren; de inspraak van docenten werd goed meegenomen. “Waar voorheen de inzage ontbrak, is die er nu wel in OnStage. Het is laagdrempelig en je vult het gemakkelijk in”, zegt Arjan over de voordelen. Maar er zijn ook verbeterpunten: “Het programma biedt zoveel mogelijkheden; we gebruiken die ruimte nog niet helemaal. Er is meer maatwerk nodig. Met de beperking van de procestemplates op faculteitsniveau ten opzichte van de mogelijkheden van het programma Onstage, gooien we nu het kindje met het badwater weg. Geef dus meer ruimte aan de mogelijkheid om templates aan te passen en maak het perfect.” De discrepantie tussen studiehandleiding en de mogelijkheden in OnStage is dus nog een verbeterpunt, maar Arjan geeft aan dat het een mooi systeem is en hij zou zeker niet meer terug willen naar ieders eigen manier van werken.
Serena: “Alles staat op één plek en alles is digitaal”
Op het praktijkbureau voor het Instituut voor Recht is er afgelopen september gestart met OnStage. Serena van Lierop, werkzaam als coördinator, vertelt over haar ervaringen tot nu toe: “Waar we voorheen de contracten en werkstukken op papier hadden, de contracten nog werden verstuurd naar de organisaties en de vacatures werden verstuurd via e-mail, is er nu een systeem waarin we alles digitaal kunnen opslaan. In één oogopslag kunnen we nu zien hoe een student ervoor staat.” Nadat ze haar eigen manier van werken had losgelaten en zich openstelde voor het nieuwe systeem, zag ze al snel de voordelen. “Alles staat op één plek en alles is digitaal. Het voortraject is heel duidelijk. Voor het begeleidingstraject mis ik soms nog wel een handleiding. Dit geven we aan bij de key-user en dat wordt ook goed opgepakt”, zegt Serena. Al met al is het meer de nieuwe manier werken waar haar collega’s en studenten nog aan moeten wennen, want de reacties over OnStage als systeem zijn positief.
Rob: “In het hele proces wordt goed geluisterd, meegedacht en begeleid”
Rob Niekel is docent chemie en doet de stage- en afstudeercoördinatie voor de specialisatie Chemical Research & Development. Een jaar geleden raakte hij betrokken bij OnStage, waar hij werd gevraagd te helpen in het uitdenken van procestemplates. “In het begin ontbrak bij stagecoördinatoren de behoefte om over te gaan op een nieuw systeem. Ze waren gewend aan hun eigen manier van werken. Als er dan vanuit de faculteit een systeem wordt opgelegd, is dat even wennen. Maar de implementatie, die nog gaande is, ervaar ik als prettig. Er wordt goed geluisterd, meegedacht en begeleid in het hele proces. Het is een duidelijk systeem waarbij alles nu op een centrale plaats wordt opgeslagen en je niet meer hele dagen hoeft te mailen voordat alles op orde is”, zegt Rob. Het instituut heeft wel te maken met bedrijven waarbij studenten en docenten geheimhoudingsverklaringen moeten tekenen, wat gevolgen heeft voor het verzamelen van gegevens op OnStage. “Daar wordt nu rekening mee gehouden in de templates, dat is een heel positief punt”, stelt Rob. De docenten en stagecoördinatoren zijn tijdens de implementatie enthousiast geworden en de eerste studenten van zijn instituut gaan in februari aan de slag met OnStage.
Arie: “Blij met OnStage als systeem met nog een paar verbeteringen voor de toekomst”
Ten slotte spreek ik met Arie Groenenboom, stagecoördinator voor de derdejaars stages bij het instituut voor ICT en trekker van OnStage binnen het instituut. Afgelopen schooljaar is Arie betrokken geweest bij de simulatiesessies van OnStage op de FNT. “Mei zijn we gestart met het voortraject en in september met het begeleidingstraject. Bij de implementatie zijn we goed ondersteund door het praktijkbureau en functioneel beheer van OnStage, want in het begin was het wel lastig om de werking goed te begrijpen”, vertelt Arie. Hij noemt als voordelen het archiveren van documenten, minder e-mailverkeer rond stages en het zicht hebben op de status van verschillende stages. Er zijn ook enkele verbeterpunten: “Tijdens de eerste ronde van het gebruik is er geworsteld met het gebruik van ‘Digitaal Beoordelen’, waarvan de werkwijze voor verwarring zorgde bij stagedocenten. Dat is gelukkig nu wel verholpen. Een tweede punt is dat OnStage niet intuïtief duidelijk is voor gebruikers. Gebruikers zijn bij moderne internetapplicaties gewend om instructies niet of maar oppervlakkig te lezen en hierdoor worden fouten gemaakt. Dit kan voor een belangrijk deel worden opgelost door verschillende labels aan te passen.” Arie is blij met OnStage als systeem waarin alles van de stage afgehandeld kan worden, maar er kunnen dus nog enkele stappen gezet worden om de gebruiksvriendelijkheid te vergroten.
Kortom, de ervaring is dat het doorlopen van het hele stageproces met de komst van OnStage een stuk eenvoudiger is geworden. Ook van studenten die al werken met OnStage komen tevreden geluiden. Met OnStage is alles nu op een centrale plek te vinden en alle documenten worden digitaal gearchiveerd, volledig accreditatiewaardig. Er kan op deze manier efficiënter gewerkt worden. Er zijn nog wel enkele verbeterpunten waarmee we het systeem nog gebruiksvriendelijker kunnen maken.
Interview door Evelien Pleging met Arjan Kroon, Serena van Lierop, Rob Niekel en Arie Groenenboom.
